第七章 财产清查与会计档案管理
第一节 财产清查的意义和种类
一、财产清查的意义
财产清查：指通过对货币资金、实物资产和往来款项的盘点或核对，确定其实存数，查明账存数与实存数是否相符的一种专门方法。
账簿记录会发生差错，各项财产的实际结存数也会发生差错的原因：
1.由于客观的原因所引起：指由于财产物资本身的物理、化学性质和技术原因等引起的账实不符。
（1）气候影响
（2）技术原因
2.由于主观的原因所引起：指由于财产物资的经管人员和会计人员工作中的失误，或由于不法分子的贪有暗香盈袖污盗窃等原因引起的帐实不符。
（1）收发差错
（2）保管不善
（3）记账错误
（4）贪有暗香盈袖污盗窃
加强财产清查工作，对于加强企业管理、充分发挥会计的监督作用具有重要意义
1.保证帐实相符，使会计资料真实可靠
2.改进保管工作，保护财产安全完整
3.挖掘财产潜力，加速资金周转
4.促进企业遵守财经纪律和结算制度
二、财产清查的种类
（一）按财产清查的范围，分为全面清查和局部清查。
1.全面清查
全面清查：对所有的财产进行全面、彻底的实地盘点和核对。
全面清查的内容包括：
(1) 现金、银行存款、其他货币资金
(2) 所有的固定资产
(3) 库存材料、库存商品、在途物资等存货
(4) 各种有价证券，应收、应付、预收、预付款项等
(5) 委托其他单位加工、代管的各项财产物资，接受委托代为加工、代管的各项财产物资。
什么情况下进行全面清查：
（1） 年终决算之前，为保证年度会计报表的真实性，如实地反映财务状况和经营成果，需要进行一次全面清查；
（2） 单位撤销、合并、改变隶属关系，需要进行一次全面清查；
（3） 在核定资金定额或清仓查库时，需要进行一次全面清查
（4） 企业宣布破产，进行破产清算，需要进行一次全面清查
2.局部清查
局部清查：根据企业的需要，对一部分财产物资、银行存款和各项债权债务进行盘点和核对。
什么情况下进行局部清查：
（1） 对流动性较大的财产物资，如材料、库存商品等，除年度进行全面清查外，年度
内至少要重点抽查或轮流盘点一次
（2） 对贵重物资，每月都要清查盘点一次
（3） 库存现金，每日终了前都应由出纳员盘点清楚
（4） 银行存款和银行借款，至少每月同银行核对一次
（5） 各项债权债务等往来款项应经常与债务人、债权人核对清楚，并及时清理
（二）按财产清查的时间，分为定期清查和不定期清查。
1.定期清查
定期清查：按照预先计划安排的时间对财产物资所进行的清查。这种清查一般都在年末、季末或月末结账前进行。定期清查的对象和范围，根据实际情况和需要，既可以是全部清查，也可以局部清查。
2.不定期清查
不定期清查，也称作临时清查。指事前并不规定清查的时间，而是根据实际需要所进行的临时清查。不定期清查的对象和范围，可以是全面清查，也可以是局部清查。
什么情况下需要不定期清查：
更换财产物资或现金的保管人员，通过清查以分清经济责任；
单位负责人离任，企业破产，兼并，应查清资产和债权债务的实存数及其价值；
发生意外灾害，或贪有暗香盈袖污盗窃，营私舞弊等，应查清损失的程度、原因，明确责任；
进行清产核资，以查清本单位家底；
审计部门、会计师事务所、上级主管部门在对本单位进行会计检查，需要按检查的要求和范围进行清查，以验证会计资料的准确性。
各单位在编制年度财务会计报告前，应当全面清查财产、核实债务；应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符。
第二节 财产清查的一般程序和方法
一、财产清查的一般程序
1. 建立财产清查组织
2. 开展清查工作培训
3. 制定清查计划
4. 确定清查方案
5. 进行清查准备
（1） 检查和记清帐目
（2） 分类整理实物
（3） 在清查地点，准备好各种必要的度量行器具及其他有关工具，并保证计量准确可靠。
6. 进行财产清查
清查时应本着先清查数量、核对有关帐簿记录等，后认定质量的原则进行。
7. 填制盘存清单，报告清单结果
二、财产清查的方法
（一）货币资金的清查方法
货币资金的清查包括对库存现金和银行存款的清查。
1.库存现金的清查
库存现金的清查：通过实地盘点的方法来确定库存现金的实存数，然后再与现金日记账的账面结存数相核对，以便查明账实是否相符。
库存现金的清查要求：
出纳人员必须到场（应注意企业有无违反现金管理制度的现象）
根据盘点结果，编制“现金盘点报告表”，并由盘点人员和出纳人员共同签章
“库存现金盘点报告表”具有“盘存单”和“实存帐存对比表”的双重作用， 它是反映库存现金实有数和调整帐簿记录的重要依据。
以实存数代替账存数
盘盈处理：
借：现金
贷：营业外收入/其他应付款/管理费用
盘亏处理：
借：营业外收入/其他应付款/管理费用
贷：现金
2. 银行存款的清查
银行存款的清查是采用与银行核对帐目的方法来进行的。即将从银行取得的对账单和企业的银行存款日记账逐笔进行核对，以查明帐实是否相符。
帐实不符原因：
（1） 记账错误
（2） 未达帐项：指由于银行和企业之间因凭证传递时间差而造成的一方已经入账，而另一方尚未入账的款项。
未达帐项四种情况：企业已收，银行未收；
企业已付，银行未付；
银行已收，企业未收；
银行已付，企业未付
银行存款的清查注意事项：
出纳不能参与调节表编制
调节表部作为调账依据，等结算凭证到后，在编制记账凭证，据以入账。
经调节后的存款余额，才是企业可以运用的银行存款实有数额。
银行存款的清查方法，同样适用于各种银行借款的清查。
（二）实物的清查方法
1.确定财产物资账面结存数的方法
确定单位财产物资账面结存数的方法有“永续盘存制”和“实地盘存制”
(1) 永续盘存制：对各项财产物资的增加和减少，都要根据原始凭证或记账凭证在会计账簿中进行连续的登记，并随时结出账面结存数的一种方法。实际工作中一般采用这种方法。
期初结存数+本期增加数—本期减少数=期末结存数
优点：有利于加强对各项财产物资的管理。
缺点：工作量较大
(2) 实地盘存制：平时只在账簿中登记各项财产物资的增加数，不登记减少数，期末，将通过实际盘点确定的实存数做为账面结存数，然后再倒推算出本期减少数的一种方法。
期初结存数+本期增加数—期末结存数=本期减少数
优点：日常工作简单
缺点：难以加强对财产物资的管理。不宜采用
2.实物的清查
（1）实地盘点法：指在财产物资存放现场逐一清点数量或用计量仪器确定其实存数的一种方法。大多数财产物资的清查都可以采用。
（2）技术推算法，是指利用技术方法推算财产物资实存数的方法。只适用于难以一一清点的财产物资的清查。
（3）对于委托外单位加工、保管的材料、商品和物资，以及在途的材料和物资，可以采用询证的方法与有关单位进行核对，以查明帐实是否相符。
实物的清查方法注意事项：
实物保管人员必须在场
对清查盘点的结果，应将实物的数量和质量如实登记在“盘存单”上，并由盘点人员和实物保管人员共同签章。“盘存单”是记录盘点结果的证明，也是反映财产物资实存数量的原始凭证。
实存帐存对比表作为调账依据（实存帐存对比表，称“盘点盈亏报告表“通常只有当帐实不符时才填）
以实际数代替账面数
对于实物数量的清查，通常采用的方法：实地盘点法和技术推算法
三、往来款项的清查方法
往来款项的清查一般采用发函询证的方法进行核对。
往来款项的清查注意事项：
出纳不能参与
清查结果“债权债务清查报告表”作为调账依据
以实际数代替帐存数
第三节、财产清查结果的财务处理
一、财产清查结果处理的要求
（1）分析产生差异的原因和性质，提出处理建议。
（2）积极处理多余积压财产，清理往来款项。
（3）总结经验教训，建立健全各项管理制度。
（4）及时调整账簿记录，保证账实相符。
二、财产清查结果处理的步骤
1.审批之前的处理
根据“清查结果报告表”、“盘点报告表”等已经查实的数据资料，编制记账凭证，记入有关账簿，使账簿记录与实际盘存数相符，同时根据企业的管理权限，将处理建议报股东大会或董事会，或经理（厂长）会议或类似机构批准。
1.对于财产清查中各种材料、库存商品等流动资产的盘盈，按照该商品的市价，分几种处理
（1） 属于自然升溢的部分，计入当期管理费用
借：材料（库存商品等）
贷：管理费用
（2） 属于多收或少付部分，应当企业分别退还或补付。
借：材料（库存商品等）
贷：其它应付款
2.对于财产清查中各种材料、库存商品等流动资产的盘亏或毁损，按照其相应的成本，以及不可抵扣的增值税进项税额，分几种情况处理：
（1）属于自然损耗的部分，计入当期管理费用
借：管理费用
贷：材料（库存商品等）
应交税金---应交增值税（进项税额转出）
（2）属于人为过失部分，由过失人负责赔偿，计入其他应收款
借：其他应收款
贷：材料（库存商品等）
应交税金---应交增值税（进项税额转出）
（3） 属于应由保险公司赔偿部分，计入其他应收款
借：其他应收款
贷：材料（库存商品等）
应交税金---应交增值税（进项税额转出）
（4） 属于一般经营损失部分，计入当期管理费用
借：管理费用
贷：材料（库存商品等）
应交税金---应交增值税（进项税额转出）
（5） 属于意外灾害性的损失，计入营业外支出
借：营业外支出
贷：材料（库存商品等）
应交税金---应交增值税（进项税额转出）
注意：如果企业是小规模增值税纳税人，因不单独计算增值税进项税，则不需要核算增值税进项税额转出。
3.对于财产清查中固定资产盘盈，按其市价，减去估计的累计折旧的净额，计入营业外收入
借：固定资产
贷：营业外收入
4. 对于财产清查中固定资产盘亏，按其账面余额，减去累计折旧后的净额，计入营业外支出
借：累计折旧
营业外支出
贷：固定资产
（二）.审批之后的处理
根据审批的意见，若与原帐务处理有差异的，应进行差异处理，调整账项。（用蓝字更正）
第四节 会计档案管理
一、会计档案的概念和内容
会计档案（会计资料）：指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
1. 会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等
2. 会计账簿，包括现金日记账、银行存款日记账、总账、三栏式明细分类帐、多栏式明细分类帐、备查帐、固定资产卡片帐等
3. 财务会计报告，包括月度、季度、年度财务会计报告、含会计报表、会计报表附注、财务情况说明书以及其他财务报告等
4. 其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
二、会计档案的归档保管
（一） 会计档案的管理归档
各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
1. 会计凭证的整理归档
应按凭证序号装订成册，不得按会计科目归类装订。
2. 会计账簿的整理归档
年度终了，应将已更换的各种活页账簿、卡片帐簿以及必要的备查账簿连同账簿使用登记表装订成册，加上封面，统一编号，由有关人员签字之后，与订本帐簿一起归档保管；各单位的会计人员在年度终了，应将全年编制的财务会计报告按时间先后顺序整理、装订成册并加上封面，归档保管。
年度报表单独装订，其他会计资料，先分类后按时间先后装订。
（二） 会计档案的保管
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆装重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
三、会计档案的调阅手续
保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案应办理登记手续，应设置“会计档案调阅登记簿”，详细登记查阅（傅志）日期、调阅查阅（复制）人、查阅（复制）理由、查阅（复制）内容等。
本单位会计人员查阅会计档案，需经会计主管人员同意并经本单位负责人批准；外单位人员查阅会计档案，要有正式介绍信，经本单位负责人批准。向外单位提供会计档案查阅时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管部门批准，并应限期归还。
在查阅或者复制会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
四、会计档案保管期限和销毁手续
从会计年度终了后的第一天算起，各种会计档案的保管期限根据其特点分为永久保管期和定期保管期限两类。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年25年五种。
月度、季度财务会计报告保管期限为3年；
银行存款余额调节表、银行对账单、固定资产卡片保管期限为5年；
各类会计凭证、总账、明细帐、日记账、辅助帐、会计移交清册保管期限为15年；
现金和银行存款日记账保管期限为25年；
年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册应永久性保管，不得销毁。
会计档案的保管期满后，应按照以下程序进行销毁：
1.编制会计档案销毁清册。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出销毁意见，会同会计机构共同进行审查和鉴定，编制会计档案销毁清册。
对于保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.专人负责监销。
销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
4.报告监销情况。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
瞎说！